بسيار خوب، بالاخره بعد از بحثهای زيادی که کارشناسان سازمانتان
مطرح کردند (و شاید هم شرکتی که می‌خواهد راه‌اندازی سایتتان را به وی واگذار کنید)
تصميم گرفته‌ايد سايت موسسه خود را راه اندازی کنيد، اما این سایت دقیقا یعنی چه؟
قرار است چه کار کند؟ به چه نیازی می‌خواهد پاسخ دهد؟ و چقدر باید پول به پایش
بریزید؟
انواع وب سایت (یا کارکرهای وب سایت‌ها)
به طور کلی می‌توان گفت وب سایت‌ها دو کار متفاوت دارند و مهم است که قبل از هر چیز
بدانید چه کارکردی از سایت خود انتظار دارید:
کارکرد اول. یک سایت می‌تواند صرفا کاتالوگ موسسه شما باشد. یعنی دقیقا نظیر
کاتالوگی که برای معرفی سازمانتان چاپ می‌کنید و به جاهای مختلف می‌فرستید، می‌توانید
همان اطلاعات را نیز در سایت خود قرار دهید. این کار چند مزیت دارد:
۱. این کاتالوگ۲۴ ساعته است و در هر لحظه از شبانه‌روز (به شرطی که کامپیوتر میزبان
که سایت شما در ان نگهداری می‌شود خراب نشده باشد) قابل دسترسی است
۲. برای توزیع این کاتالوگ هزینه بسیار کمتری پرداخت می‌کنید. در واقع هزینه
میزبانی سایت در اینترنت (Hosting) همان هزینه توزیع کاتالوگ است با این تفاوت که
در مقایسه با هزینه بسته بندی و پست بسیار ارزانتر است.
۳. وقتی یک کاتالوگ چاپ و منتشر شد، دیگر امکان تغییر محتوای آن نیست، اما همیشه می‌توان
مطالب سایت را ویرایش یا کم و زیاد کرد.
کارکرد دوم: یک سایت می‌تواند علاوه بر اینکه موسسه شما را معرفی می‌کند،
خدماتی هم در کنار آن فراهم کند. این خدمات بسته به اینکه موضوع کار موسسه شما چه
باشد، می‌تواند متفاوت باشد. مثلا اگر یک فروشگاه دارید، می‌توانید محصولاتتان را
برای فروش هم روی شبکه عرضه کنید (یا حداقل بجز خود فروشگاه، اطلاعات مربوط به
کالاهای خود را نیز در سایت بگذارید). اگر هم کار خدماتی انجام می‌دهید، می‌توانید
علاوه بر اطلاعات خاص مربوط به هر بخش از فعالیت‌های خود، امکان ارتباط دو طرفه و
فعالتری با مخاطبانتان برقرار کنید. مثلا فرض کنید موسسه‌ای آموزشی هستید (یا
سازمانی دولتی). می‌توانید امکانی فراهم کنید که مراجعان شما، بخشی از روند پر کردن
فرم‌های مختلف یا ارسال تقاضاهایشان را از روی شبکه انجام دهند و تا هر قدر که ممکن
است، مراحل بعدی را هم از روی شبکه انجام دهید تا کمترین نیاز به مراجعه حضوری باشد.
حتی اگر سازمانی هستید که وظیفه ترویج اطلاعات دارید می‌توانید امکانات متنوعی به
سایتتان اضافه کنید (مثلا به این
شمارنده انرژی در سایت
سازمان بهینه‌سازی مصرف انرژی نگاه کنید).
به طور خلاصه، در نوع دوم می‌توانید خدمات یا سرویس را نیز به سایت خود اضافه کنید.
با تفکیک فوق، تا حد زیادی تکلیف شما و سایتتان معلوم می‌شود، زیرا معمولا راه‌اندازی
یک کاتالوگ آسانتر، سریع‌تر و کم هزینه‌تر است، در حالی که طراحی و راه‌اندازی
خدمات، پیچیده تر است و نیاز به مطالعه بیشتری دارد. معمولا بهتر است راه انازي
سايت را در دو گام انجام داد: اول نسخه کاتالوگي سايت طراحي و راه‌اندازي شود تا
ضمن شناسايي قابليت‌هاي سايت و کسب مهارت در اداره آن، توانايي‌هاي مجري و نحوه
عملکرد وي نيز سنجيده شود. اضافه کردن خدمات و بخش‌هاي بعدي مي‌تواند بلافاصله در
فاز دو آغاز شود.
مراحل راه اندازی و نکات مهم
۱. پیش از تخصیص هر بودجه‌ای و قبل از هرکار دیگری از کارشناس‌تان (یا مجری طرح)
بخواهید برایتان یک گزارش (مستند مشخصات و نیازمندیها) تهیه کند. در این مستند،
باید هدف سایت (با توجه به تقسیم بندی بالا)، و حوزه‌هایی که پوشش می‌دهد مشخص شوند.
۲. بعد از مطالعه مشخصات و نیازمندیها، از مجری بخواهید نمونه سایتهایی که می‌شناسد
و نحوه کار آنها را می‌پسندد به شما نشان دهد. (نشانی چند تا از این سایت‌ها می‌تواند
در انتهای همان مستند ذکر شود). به این ترتیب دقیقا می‌دانید که مجری طرح راجع به
چه حرف می‌زند و شما هم ایده‌ای راجع به آنچه می‌خواهد اتفاق بیافتد به دست می‌اورید.
اگر هم سایتهایی را قبلا دیده‌اید که فکر می‌کنید به خواسته و ذهنیت شما نزدیک
هستند، حتما آنها را به مجری نشان دهید و بخواهید راجع به قابلیت‌های آنها و اینکه
چه بخشی از آن را در ازای چه هزینه‌ای فراهم میکنند نظر بدهند.
۳. بعد از اینکه مشخصات و نیازمندیها تا حدی مشخص شد، آن وقت بخواهید که نحوه
نگهداری و به روز آوری سایت طراحی شود. زیرا هر سایت دو وجه دارد: انچه مراجعان می‌بینند
واستفاده میکنند، و آنچه شما به عنوان صاحب سایت در اختیار دارید تا بتوانید سایت
را اداره کنید. به عنوان مثال، اگر بخواهید در فاز اول فقط کاتالوگ سازمان را راه‌اندازی
کنید، می‌توانید از مجری بخواهید ابزاری برای شما فراهم کند که کارکنانتان بدون
نیاز به مراجعه به طراحان یا برنامه‌نویسان، محتوای سایت را به روز کنند. این ابزار
که اصطلاحا «سامانه مدیریت محتوا» نامیده می‌شود، اکنون به عنوان ابزارهای متداول
در وب شناخته می‌شوند. تا حتی دو یا سه سال پیش، تمام صفحات یک وب سایت حالت ایستا
داشتند و برای تغییر محتوای آنها، نیاز بود تا دوباره شرکت مجری دست به کار شود تا
بتوانید تغییرات دلخواه را اعمال کنید. اما با به کارگیری این ابزارها، نگهداری و
اداره سایت‌ها روز به روز آسانتر می‌شود و می‌توانید از طراح یا مجری سایت بخواهید
این مورد را در نظر بگیرد.
برخی ابزارهای دیگر هم هستند که به اداره سایت شما کمک میکنند، مثل شمارنده‌ای که
میزان مراجعه به سایت را نشان می‌دهد.
۴. طبعا گام بعدی تخمین هزینه و زمان است. توجه داشته باشید که در این مرحله، حتما
هزینه‌های نگهداری و پشتیبانی سایت منظور شود. معمولا رفع اشکالات جزئی و خطاها به
عهده مجری است و در صورتی که تغییر بنیادی یا بخش‌های جدیدی تقاضا شود، باید دوباره
نسبت به ارزیابی و توافق آن اقدام کرد.
۵. برخی نکات فنی هستند که باید در هنگام عقد قرارداد مد نظر قرار گیرند. به عنوان
مثال، می‌توان با درج کلمات مناسب در داخل صفحات به عنوان توصیف سایت، به رده‌بندی
بهتر آن در موتورهای جستجوی اینترنت کمک کرد. اینها ظرایفی هستند که شرکت مجری می‌تواند
با بی‌دقتی از آنها بگذرد یا اینکه با خوش سلیقگی رعایت کند و در بهبود عمکلرد سایت
موثر واقع شود.
۶. وجود برخی بخشها در سایتهای اینترنتی به صورت قاعده در آمده است، به عنوان مثال
بخش پرسش و پاسخ، نشانیهای تماس، فرستادن نظرات، معرفی سایت (یا مطالب آن به دیگران)،
وجود نسخه قابل چاپ، جستجو در بین مطالب و... از مجری بخواهید فهرستی از اینها تهیه
کند و در طراحی سایت مد نظر قرار دهد.
۷. طراحی یک وب سایت، یک موضوع است و نگهداری آن بر روی اینترنت موضوعی دیگر. در
انتخاب شرکتی که خدمات نگهداری سایت بر روی اینترنت را به عهده می‌گیرد دقت کنید.
در بازار پررقابت اینترنت، همواره برای اینکه هزینه‌ها پایین نگه داشته شوند، به
ناچار بخشی از خدمات یا کیفیت فدا می‌شود در حالی که در مجموع همیشه انتخاب خدمات
ارزانتر، لزوما به صرفه نیست. به عنوان مثال، شرکتی که بر روی یک کامپیوتر سرور، هم
خدمات وب ارائه می‌کند و هم خدمات ای-میل، همواره خطر از کار افتادن سیستم نامه‌ها
را فراهم می‌کند. یا مثلا شرکتی که نسخه پشتیبان از اطلاعات شما فراهم نمی‌کند،
طبعا هزینه پایینتری طلب می‌کند، اما وقتی که اتفاقی برای کامپیوترها می‌افتد (مثل
ویروس یا هک شدن) دیگر هیچ چیز برایتان باقی نمی‌ماند. از شرکتی که خدمات میزبانی
را فراهم می‌کند بخواهید در قرارداد بندی را به نحوه تهیه نسخه‌های پشتیبان از
اطلاعات شما و نیز میزان امنیت سرور اختصاص دهد. گرچه اینها مواردی هستند که باعث
بالارفتن هزینه‌ها می‌شوند، اما نهایتا بدون اینها هیچ تضمینی برای کیفیت فعالیت
سایت وجود نخواهد داشت و مشکل حتما هم دیر یا زود پیش خواهد آمد. به طور خلاصه به
یاد داشته باشید که «هیچ ارزانی بی‌حکمت نیست!»
۸. از مجری بخواهید یک مستند فنی در مورد طراحی و ساختار فنی سایت (هر قدر هم ساده
باشد) تهیه کند. در صورتی که به هر دلیل در آینده بخواهید کار توسعه یا نگهداری
سایت را با کس دیگری ادامه دهید، این مستند نقش مهمی در سرعت عمل و سهولت نگهداری
سایت خواهد داشت. این مستند باید مواردی چون نحوه نصب دوباره سایت بر روی یک
کامپیوتر دیگر را در بر داشته باشد.
۹. حتی اگر بهترین سایت از نظر طراحی و گرافیک را داشته باشید، اما کارکنانی که
توانایی ارسال یک ای-میل را ندارند یا نمی دانند چگونه اداره سایت را بر عهده
بگیرند، نهایتا سایت به هیچ جا نخواهد رسید. ضمن تشویق و ترغیب کارکنانتان به
یادگیری و به کارگیری ویندوز و اینترنت، در قرارداد شرکت مجری را موظف کنید که
آموزش‌های اولیه برای کار با وب سایت را در نظر بگیرد.
۱۰. در پرداخت وجوه قرارداد خوش قول باشید. اصولا شرکت‌های طراحی وب (مثل سایر بخشها)
در صورتی که نتوانند بر روی درآمد خود در موعد مقرر حساب کنند، ناچارند یا نیروی
کار ارزانتر و با کیفیت پایینتر استخدام کنند، یا اینکه نمی‌توانند همواره نیروی
قوی و کارامد و باسواد خود را حفظ کنند. در این صورت طبعا سطح کیفیت خدمات پایین می‌آید
و نهایتا شما هستید که متضرر می‌شوید. در نظر داشته باشید که یک شرکت ساختمانی نمی
تواند هر مهندسی با هر کیفیتی را به خدمت بگیرد، اما یک شرکت طراحی وب می تواند.
این شما هستید که کمک می‌کنید شرکت‌ها با برنامه‌ریزی قابل اتکا، کیفیت نیروهای خود
را حفظ کنند.